Steuern und Buchführung

Umsatzsteuer

Als Gründer*in müssen Sie beim Finanzamt eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Ergibt Ihre Schätzung, dass die Umsatzsteuer für das Jahr voraussichtlich mehr als 7.500 Euro betragen wird, müssen Sie eine monatliche Voranmeldungen abgeben. Die Umsatzsteuersätze und Ausnahmen regelt das Umsatzsteuergesetz.  Wenn Sie sich für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entscheiden, führen Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Gewerbesteuer

Besteuert wird der erzielte Gewerbeertrag (entspricht in etwa dem Gewinn) aus einer selbständigen gewerblichen Tätigkeit. Für Personenunternehmen gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro und ein Teil der gezahlten Gewerbesteuer können diese Unternehmer*innen auf ihre Einkommensteuer anrechnen. Für Kapitalgesellschaften wie beispielsweise die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) gibt es keinen Freibetrag bei der Gewerbesteuer. Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Steuer. Unternehmen, die den Gewerbesteuerbescheid digital empfangen möchten, können die Steuererklärung über ihr ELSTER-Unternehmenskonto abgeben und dort den digitalen Bekanntgabe-Wunsch auswählen. Der Gewerbesteuerbescheid wird dann direkt im ELSTER-Konto hinterlegt und kann elektronisch abgerufen werden.

Körperschaftssteuer

Besteuert wird der Gewinn von Kapitalgesellschaften wie beispielsweise die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Der Steuersatz liegt pauschal bei 15 Prozent.

Einkommensteuer

Besteuert wird das Einkommen natürlicher Personen, das heißt die Summe aller Einkünfte nach Abzug eines Freibetrags, dem sogenannten Grundfreibetrag. Zu den verschiedenen Einkunftsarten zählen zum Beispiel Einkünfte aus selbständiger Arbeit (Freie Berufe), Einkünfte aus Gewerbebetrieb sowie Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (aus einem Angestelltenverhältnis). Es handelt sich um einen progressiven Steuersatz, das heißt der Steuersatz ist gekoppelt an die Höhe des Einkommens. Der Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums für Finanzen bietet eine erste Orientierung zur Berechnung und Höhe der individuellen Einkommensteuer.

Da Selbständige auf ihren Gewinn keine Lohnsteuer, sondern Einkommensteuer zahlen, haben sie für ihre selbständige Tätigkeit keine Lohnsteuerklasse (Steuerklasse). Stattdessen müssen Selbständige vier Mal im Jahr Einkommensteuer an das Finanzamt vorauszahlen.

Generell wird zwischen der einfachen Buchführung mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR und der doppelten Buchführung mit jährlicher Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung unterschieden. Die EÜR ist in der Anwendung einfacher und günstiger während die doppelte Buchführung deutlich höhere laufende Kosten für Steuerberatung und gegebenenfalls auch Buchhaltung verursacht. Die einfache Buchführung ist ausreichend bis zu einem jährlichen Umsatz von 800.000 Euro und einem jährlichen Gewinn von 80.000 Euro. Bei Überschreiten einer der beiden Grenzen wird allerdings die doppelte Buchführung verpflichtend, nach Aufforderung durch das Finanzamt! Die  regelt die Vorschrift GoBD.

Bitte beachten Sie jedoch folgende Ausnahmen:

• Kapitalgesellschaften wie beispielsweise die GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.
• Für Selbständige in den Freien Berufen ist die einfache Buchführung immer ausreichend, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.

Steuer- und Buchhaltungssoftware kann bei der Rechnungsstellung, Umsatzsteuervoranmeldung und der Steuererklärung unterstützen:

• Software mit einer Schnittstelle zu ELSTER, der digitalen Steuerplattform der Finanzämter
• IHK Ratgeber Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und Buchhaltung

Die vom Bundesministerium der Finanzen erlassenen Grundsätze regeln die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung.

Wenn Sie andere Unternehmer (B2B) mit Ware beliefern oder für andere Unternehmer Dienstleistungen ausführen, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten Rechnungen auszustellen. Bei Leistungen gegenüber Privatpersonen (B2C) steht es dem Unternehmen grundsätzlich frei, ob es eine Rechnung stellt. Weitere Ausnahmen regelt das Umsatzsteuergesetz.

Falsch ausgestellte Rechnungen führen in der Praxis oft zu Zahlungsverzögerungen. Achten Sie bei der Rechnungsstellung darauf, dass die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Rechnungen für Waren, Dienstleistungen oder Honorare handelt. Informieren Sie sich auch über den Unterschied zwischen Rechnung und Quittung. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes? Oder wollen Sie eine sogenannte Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag ausstellen? Auch hierfür gibt es Pflichtangaben. Informieren Sie sich auch über den Unterschied zwischen Rechnung und Quittung.

Kostenfreie Informationen erhalten Sie bei der IHK und HWK für München und Oberbayern, dem Institut für Freie Berufe sowie Verbänden:

• Gründerplattform Rechnungen richtig stellen
• IHK Ratgeber Pflichtangaben bei Rechnungen
• IHK Ratgeber Aufbewahrungsfristen
• IHK Beispiel Rechnung mit Umsatzsteuer PDF 41,1 KB
• IHK Beispiel Rechnung Kleinunternehmer PDF 110 KB
• IHK Beispiel Kleinbetragsrechnungen von Kleinunternehmern PDF 69,6 KB
• Finanzamt München Merkblatt „Wissenswertes zur Umsatzsteuer“ mit Musterrechnungen
• Freie Berufe: Vom Geschäftsbrief zu Buchführung und Rechnung PDF, 538 KB
• FAQs Rechnungsstellung

Steuer- und Buchhaltungssoftware kann bei der Rechnungsstellung, Umsatzsteuervoranmeldung und der Steuererklärung unterstützen:

• Software mit einer Schnittstelle zu ELSTER, der digitalen Steuerplattform der Finanzämter
• IHK Ratgeber Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und Buchhaltung

Wichtig: Bei Rechnungen ins Ausland gelten besondere Anforderungen!

• IHK Ratgeber B2B-Warenverkehr innerhalb der EU
• IHK Ratgeber Warenverkehr mit Drittstaaten
• IHK Ratgeber Dienstleistungen über die Grenze

Start der elektronischen Rechnung am 1. Januar 2025

Am 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, für Unternehmen in Deutschland eingeführt. Eine E-Rechnung ist eine in einem speziellen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Zu den zulässigen Formaten zählen beispielsweise X-Rechnung oder ZUGFeRD. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht. Prüfen Sie, ob Ihr digitales Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen nach den neusten Standards empfangen und erstellen kann, oder sprechen Sie  Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Buchhaltungsbüro. Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen.

• IHK Ratgeber E-Rechnung
• IHK Leitfaden E-Rechnung
• IHK Ratgeber Anbieter und Lösungen für E-Rechnungen und Buchhaltung
• HWK Ratgeber E-Rechnung einfach erklärt
• VGSD Checkliste und Vergleichstabellen für Software
• FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
• FAQ des ZDH zur E-Rechnung

1. Rechnungen empfangen und verarbeiten:

Alle Unternehmen in Deutschland, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) oder Privatpersonen (B2C) in Deutschland machen, müssen ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten. Es gibt es keine Übergangsregelungen oder Ausnahmen. Sie haben noch keine Software, um E-Rechnungen lesen zu können? Dann nutzen Sie den kostenlosen Service von ELSTER, der digitalen Steuerplattform der Finanzämter. Hier können Sie Ihre E-Rechnung hochladen und lesbar machen. Alle Unternehmen in Deutschland müssen auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu archivieren. Weitere Informationen zur elektronischen Archivieren erhalten Sie von Ihrer IHK, Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Buchhaltungsbüro.

2. Rechnungen ausstellen und versenden:

Unternehmen in Deutschland, die Geschäfte mit anderen Unternehmen in Deutschland machen (B2B), müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen und versenden. Für die Ausstellung von Rechnungen sind bis Ende des Jahres 2027 Übergangsregelungen vorgesehen. Es gibt einige Ausnahmen, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss.

Dazu zählen beispielsweise Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Rechnungen über sogenannte steuerfreie Leistungen, zu denen beispielsweise Gesundheits- und Sozialleistungen zählen, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes? Dann sind Sie von der Pflicht befreit, eine E-Rechnung auszustellen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Befindet sich Ihr Geschäftspartner im Ausland? Auch dann besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Lassen Sie sich von Ihrer IHK, Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Buchhaltungsbüro zu Ihrer individuellen Situation beraten!

Im B2C Bereich, also dem Geschäft von Unternehmen mit Privatpersonen, müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden. Wenn Sie trotzdem eine E-Rechnung stellen wollen, benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe unterliegen anderen gesetzlichen Vorschriften als Rechnungen.

• IHK Info Angaben auf Geschäftsbriefen
• HWK Merkblatt Pflichtangaben in geschäftlicher Korrespondenz PDF 87,6 KB